Zuletzt aktualisiert: 15. Dezember 2025

Willkommen bei CertOf™. Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist uns wichtig. Wir verarbeiten Ihre Daten offen, nachvollziehbar und mit dem Ziel, sie angemessen zu schützen. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche Informationen wir erheben, wie wir sie verwenden und weitergeben, wie lange wir sie speichern und welche Wahlmöglichkeiten und Rechte Sie bei der Nutzung unserer Websites und Dienste haben können.

Für die Zwecke der anwendbaren Datenschutzgesetze ist Beijing Echang Technology Co., Ltd. der Verantwortliche für personenbezogene Informationen, die nach dieser Datenschutzerklärung verarbeitet werden.

Unsere Dienste werden über Infrastruktur betrieben, die sich hauptsächlich in den Vereinigten Staaten und in Singapur befindet. Darüber hinaus können autorisierte Mitarbeitende von anderen Standorten, einschließlich Festlandchina, aus der Ferne auf bestimmte Informationen zugreifen, um die Dienste zu betreiben, zu verwalten und zu unterstützen.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Websites von CertOf™ und die damit verbundenen Dienste, einschließlich CertOf™ Translation, der Einreichung von Übersetzungsaufträgen und der Online-Verifizierungsfunktionen (zusammen die „Dienste“).

1. Welche Informationen wir erheben

Wir erheben Informationen auf verschiedene Weise, um die Dienste bereitzustellen und zu betreiben.

1.1 Informationen, die Sie uns direkt bereitstellen

• Dokumente und Inhalte für die Übersetzung. Wir erheben die Dokumente, Bilder, Texte und sonstigen Materialien, die Sie zur Übersetzung, Formatierung, Lieferung, Verifizierung, Kundenbetreuung und für damit verbundene Serviceabläufe hochladen oder einreichen. Dazu können die von Ihnen gewählte Ausgangssprache, Zielsprache und etwaige Anweisungen gehören.
• Kontoinformationen. Wenn Sie ein Konto erstellen, können wir Kennungen wie Ihre E-Mail-Adresse sowie weitere Informationen erheben, die Sie freiwillig angeben.
• Kommunikation. Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, zum Beispiel per E-Mail oder über unsere Kontaktseite, erheben wir die Informationen, die Sie in Ihrer Nachricht bereitstellen, sowie zugehörige Anhänge.

1.2 Informationen, die wir nicht als vollständige Kartendaten erheben oder speichern

• Zahlungskartendaten. Wir erheben oder speichern keine vollständigen Zahlungskartendaten auf unseren Servern. Zahlungen werden von externen Zahlungsdienstleistern oder Payment-Gateways verarbeitet. Deren Erhebung und Nutzung Ihrer Zahlungsinformationen richtet sich nach den jeweiligen Datenschutzerklärungen dieser Anbieter.

1.3 Informationen, die wir automatisch erheben

• Geräte- und Nutzungsdaten. Wir können Informationen wie IP-Adresse, Browsertyp, Gerätekennungen, aufgerufene Seiten, Verweis-URLs und einen aus der IP-Adresse abgeleiteten ungefähren Standort erheben. Wir verwenden diese Informationen, um die Dienste zu betreiben, abzusichern und zu verbessern.
• Cookies und ähnliche Technologien. Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um grundlegende Website-Funktionen bereitzustellen und zu verstehen, wie Nutzer mit den Diensten interagieren.

2. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien für folgende Zwecke:

• Erforderliche Cookies. Diese sind für zentrale Website-Funktionen notwendig, etwa zur Aufrechterhaltung von Sitzungen, für Sicherheitsmaßnahmen und für den grundlegenden Betrieb der Website.
• Performance- und Analyse-Cookies. Diese helfen uns zu verstehen, wie Besucher unsere Websites nutzen, beispielsweise zur Messung des Datenverkehrs und zur Verbesserung der Nutzererfahrung.
• Marketing- und Werbe-Cookies. Diese können verwendet werden, um relevante Werbung auszuspielen und die Wirksamkeit von Marketingkampagnen zu messen.

Sie können Cookies über die Einstellungen Ihres Browsers verwalten. Wenn Sie bestimmte Cookies deaktivieren, funktionieren Teile der Dienste möglicherweise nicht ordnungsgemäß.

Soweit nach anwendbarem Recht erforderlich, können wir ein Cookie-Einwilligungs- oder Präferenztool bereitstellen, mit dem Sie nicht erforderliche Cookies, etwa Analyse- und Werbe-Cookies, akzeptieren oder ablehnen können. Wenn solche Einstellungen verfügbar sind, können Sie Ihre Auswahl später auch über die Cookie-Einstellungen auf unserer Website ändern.

Zusätzlich zu den Cookie-Einstellungen können einige Werbepartner eigene Opt-out-Möglichkeiten für interessenbasierte Werbung anbieten.

3. Wie wir Ihre Informationen verwenden

Wir verwenden die von uns erhobenen Informationen unter anderem für folgende Zwecke:

• Bereitstellung, Betrieb, Wartung und Verbesserung der Dienste, einschließlich Übersetzung, Formatierung, Lieferung und Online-Verifizierungsfunktionen.
• Abwicklung von Transaktionen sowie Bereitstellung von Belegen, Bestätigungen und dienstbezogenen Mitteilungen.
• Beantwortung von Anfragen, Fragen und Anliegen des Kundensupports.
• Schutz der Sicherheit und Integrität der Dienste sowie Verhinderung von Betrug, Missbrauch und unbefugtem Zugriff.
• Erfüllung rechtlicher Pflichten und Durchsetzung unserer Bedingungen und Richtlinien.

4. KI-gestützte Verarbeitung und Modellverbesserung

Unsere Dienste können KI-gestützte Verarbeitung einsetzen, um Dokumente zu übersetzen und zu formatieren. Dafür ist es häufig erforderlich, Dokumentinhalte zur Verarbeitung an externe Technologieanbieter zu übermitteln.

4.1 Verwendung von Dokumenten für Training oder Verbesserung

• Kostenpflichtige Dokumente. Dokumente, für die Sie eine Zahlung abschließen, werden nicht zum Trainieren oder Verbessern unserer KI-Modelle verwendet.
• Optionales Verbesserungsprogramm (Opt-in). Von Zeit zu Zeit können wir eine Opt-in-Möglichkeit anbieten, etwa beim Upload, beim Checkout oder in den Kontoeinstellungen. Diese kann uns erlauben, de-identifizierte und aggregierte Ausschnitte zur Verbesserung unserer Systeme zu verwenden. Die Teilnahme ist freiwillig. Wenn Sie nicht einwilligen, verwenden wir Ihre Inhalte nicht für Training oder Modellverbesserung. Wenn Sie einwilligen, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie uns unter [email protected] kontaktieren. Wir setzen die Änderung dann für die Zukunft um.

Wenn De-Identifizierung eingesetzt wird, ergreifen wir Maßnahmen, die darauf ausgelegt sind, die Wahrscheinlichkeit einer Zuordnung der Informationen zu Ihrer Person zu verringern. Kein De-Identifizierungsverfahren kann jedoch unter allen Umständen ein Re-Identifizierungsrisiko vollständig ausschließen.

5. Wie wir Ihre Informationen weitergeben

Wir können Ihre Informationen an die folgenden Kategorien von Empfängern weitergeben, jedoch nur soweit dies für die Bereitstellung und den Betrieb der Dienste erforderlich ist:

5.1 Externe KI- und Technologiedienstleister

Zur Bereitstellung von Übersetzung und damit verbundener Verarbeitung können Ihre hochgeladenen Dokumente und zugehörigen Anweisungen an externe Infrastruktur- und KI-Dienstleister übermittelt und von diesen verarbeitet werden. Dazu können API-Anbieter für Large Language Models (LLMs) und andere Verarbeitungsanbieter gehören. Je nach Infrastruktur und Leistungserbringung können diese Anbieter Daten in mehreren Ländern oder Regionen verarbeiten.

Wenn Ihr Dokument besonders sensible, vertrauliche oder geschützte Informationen enthält, die nicht durch Dritte verarbeitet werden sollen, nutzen Sie die Dienste bitte nicht.

Wir können unsere Dienste so konfigurieren, dass bestimmte Verarbeitungsregionen oder Endpunkte genutzt werden, sofern diese verfügbar sind. Externe Dienstleister können Daten jedoch abhängig von ihrer Infrastruktur, ihren Sicherheitsanforderungen und ihren vertraglichen Bedingungen an mehreren Standorten verarbeiten.

5.2 Zahlungsdienstleister

Wir geben Informationen, die zur Zahlungsabwicklung und Rechnungsverwaltung erforderlich sind, an externe Zahlungsdienstleister oder Payment-Gateways weiter, zum Beispiel Transaktionskennungen und grundlegende Kaufdetails.

5.3 Analyse- und Marketingpartner

Wir können begrenzte Informationen an Analyse- und Werbepartner weitergeben, um die Leistung zu messen, die Nutzung zu verstehen und die Wirksamkeit unseres Marketings zu verbessern. Dazu können cookiebasierte Kennungen und Nutzungsdaten gehören, vorbehaltlich Ihrer Cookie-Auswahl, soweit anwendbar.

5.4 Anbieter für Kundensupport und Kommunikation

Wir können externe Anbieter einsetzen, die uns bei der Verwaltung der Kundenkommunikation und von Supportabläufen unterstützen. Diese Anbieter können Kontaktdaten und Supportnachrichten verarbeiten, soweit dies zur Unterstützung erforderlich ist.

5.5 Autorisiertes Personal und grenzüberschreitender Zugriff

Zum Betrieb, zur Verwaltung und zur Unterstützung der Dienste können wir autorisiertem Personal, einschließlich Personal in Festlandchina, Zugriff auf bestimmte Informationen nach dem Need-to-know-Prinzip gewähren. Je nach Arbeitsablauf und Supportanliegen kann dies Kontokennungen, Bestell- und Supportticketdetails sowie begrenzte Dokumentdarstellungen wie Vorschauen oder Miniaturansichten umfassen.

Wir bemühen uns, diesen Zugriff durch rollenbasierte Zugriffskontrollen, Protokollierung und weitere Maßnahmen zu begrenzen, die darauf ausgelegt sind, die für Personal sichtbaren Daten zu minimieren und den Zugriff auf das zu beschränken, was für betriebliche, sicherheitsbezogene, qualitätssichernde und kundensupportbezogene Zwecke erforderlich ist.

5.6 Recht, Sicherheit und Compliance

Wir können Informationen offenlegen, wenn wir dies für erforderlich halten, um anwendbares Recht einzuhalten, rechtmäßige Anfragen zu beantworten, die Sicherheit der Dienste zu schützen, Betrug oder Missbrauch zu verhindern oder die Rechte, das Eigentum oder die Sicherheit von Nutzern, des Unternehmens oder anderer Personen zu schützen.

6. Aufbewahrung von Daten

Sofern Sie nicht ausdrücklich eine Löschung verlangen, bewahren wir Dokumente und übersetzungsbezogene Daten in der Regel mindestens 5 Jahre auf. Dies unterstützt den langfristigen Zugriff zum Herunterladen von Dateien und ermöglicht, soweit bereitgestellt, den fortlaufenden Betrieb von Online-Verifizierungsfunktionen, etwa QR-Code- oder linkbasierter Verifizierung.

Wenn Sie eine Löschung verlangen, löschen oder de-identifizieren wir Dokumente und Übersetzungsinhalte, soweit dies praktikabel ist. Bitte beachten Sie, dass eine Löschung künftige Downloads deaktivieren und den fortgesetzten Betrieb von Online-Verifizierungs- oder QR-Code-Funktionen beeinträchtigen kann, die mit Ihrer Bestellung verbunden sind.

Wir können begrenzte Aufzeichnungen aufbewahren, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig ist, einschließlich Aufzeichnungen zu Zahlungen, Steuern, Sicherheit, Betrugsprävention und Streitbeilegung.

7. Datensicherheit

Wir setzen Schutzmaßnahmen ein, die darauf ausgelegt sind, Ihre Informationen zu schützen. Dazu können Verschlüsselung bei der Übertragung, etwa TLS/HTTPS, Zugriffskontrollen sowie weitere technische und organisatorische Maßnahmen gehören. Keine Übertragungs- oder Speichermethode ist vollständig sicher, und wir können keine absolute Sicherheit garantieren.

Wir können Zugriffsprotokollierung und Überwachungsmechanismen einsetzen, die dazu beitragen sollen, unbefugten Zugriff und Missbrauch zu erkennen, zu untersuchen und zu verhindern.

8. Internationale Datenübermittlungen

Ihre Informationen können in andere Rechtsordnungen als die Ihres Wohnsitzes übermittelt, dort gespeichert und dort verarbeitet werden, einschließlich der Vereinigten Staaten und Singapurs, wo sich unsere primäre Infrastruktur befindet. Darüber hinaus kann autorisiertes Personal in anderen Rechtsordnungen, einschließlich Festlandchina, für betriebliche, administrative, sicherheitsbezogene, qualitätssichernde und kundensupportbezogene Zwecke aus der Ferne auf bestimmte Informationen zugreifen.

Datenschutzgesetze können sich von Land zu Land unterscheiden. Soweit nach anwendbarem Recht erforderlich, ergreifen wir Maßnahmen, die darauf ausgelegt sind, rechtmäßige grenzüberschreitende Übermittlungen und Zugriffe zu unterstützen. Dazu können vertragliche Schutzmaßnahmen und angemessene Sicherheitsvorkehrungen gehören.

9. Ihre Wahlmöglichkeiten und Datenschutzrechte

Je nach Ihrem Standort und dem anwendbaren Recht können Sie Rechte haben, um:

• Zugang zu den personenbezogenen Daten zu erhalten, die wir über Sie gespeichert haben, und diese einzusehen.
• Unrichtigkeiten in Ihren personenbezogenen Daten berichtigen zu lassen.
• Die Löschung Ihres Kontos und der damit verbundenen personenbezogenen Daten zu verlangen, vorbehaltlich rechtlicher, sicherheitsbezogener und aufbewahrungsbezogener Pflichten.
• Unter bestimmten Umständen bestimmten Verarbeitungen zu widersprechen oder deren Einschränkung zu verlangen.
• Den Erhalt von Marketing-E-Mails über den Abmeldelink in diesen Nachrichten abzubestellen.
• Ihre Einwilligung zu widerrufen, soweit wir uns auf Einwilligung stützen, zum Beispiel bei bestimmten Cookies oder optionalen Verbesserungsprogrammen, sofern anwendbar.
• Eine Kopie bestimmter Informationen in einem übertragbaren Format anzufordern, sofern anwendbar.
• Eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen, sofern anwendbar.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Anliegen nicht angemessen bearbeitet haben, können Sie, soweit anwendbar, das Recht haben, eine Beschwerde bei Ihrer örtlich zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected]. Weitere Kontaktmöglichkeiten finden Sie auch auf unserer Kontaktseite: https://certof.com/contact/.

10. Datenschutz von Kindern

Die Dienste richten sich nicht an Kinder, und wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Informationen von Kindern unter 13 Jahren oder unter dem nach anwendbarem Recht in Ihrer Rechtsordnung maßgeblichen Alter. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Informationen bereitgestellt hat, kontaktieren Sie uns bitte. Wir werden dann angemessene Schritte unternehmen.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir veröffentlichen die aktualisierte Fassung auf dieser Seite und ändern das Datum „Zuletzt aktualisiert“. Wenn Sie die Dienste nach einer Aktualisierung weiter nutzen, bestätigen Sie damit die aktualisierte Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen zu haben.

12. Kontakt

Wenn Sie Fragen oder Anliegen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu unseren Datenpraktiken haben, kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected].

Betreibende Gesellschaft: Beijing Echang Technology Co., Ltd.

Weitere Kontaktinformationen: https://certof.com/contact/