Cập nhật lần cuối: 15 tháng 12 năm 2025

Chào mừng bạn đến với CertOf™. Chúng tôi cam kết bảo vệ quyền riêng tư của bạn và xử lý dữ liệu một cách công khai, minh bạch. Chính sách quyền riêng tư này giải thích những thông tin chúng tôi thu thập, cách chúng tôi sử dụng và chia sẻ thông tin đó, thời gian lưu giữ, cũng như các lựa chọn và quyền mà bạn có thể có khi sử dụng website và dịch vụ của chúng tôi.

Cho mục đích của các luật bảo vệ dữ liệu hiện hành, Beijing Echang Technology Co., Ltd. là bên kiểm soát dữ liệu đối với thông tin cá nhân được xử lý theo Chính sách quyền riêng tư này.

Dịch vụ của chúng tôi được vận hành trên hạ tầng đặt chủ yếu tại Hoa Kỳ và Singapore. Ngoài ra, nhân sự được ủy quyền có thể truy cập từ xa vào một số thông tin từ các địa điểm khác, bao gồm Trung Quốc đại lục, để vận hành, quản trị và hỗ trợ Dịch vụ.

Chính sách quyền riêng tư này áp dụng cho các website CertOf™ và các dịch vụ liên quan, bao gồm CertOf™ Translation, quy trình gửi tài liệu để dịch và các tính năng xác minh trực tuyến (gọi chung là “Dịch vụ”).

1. Thông tin chúng tôi thu thập

Chúng tôi thu thập thông tin theo một số cách khác nhau để cung cấp và vận hành Dịch vụ.

1.1 Thông tin bạn trực tiếp cung cấp

• Tài liệu và nội dung cần dịch. Chúng tôi thu thập tài liệu, hình ảnh, văn bản và các tài liệu khác mà bạn tải lên hoặc gửi để phục vụ việc dịch thuật, định dạng, giao nhận, xác minh, hỗ trợ khách hàng và các hoạt động dịch vụ liên quan. Thông tin này có thể bao gồm ngôn ngữ nguồn, ngôn ngữ đích bạn chọn và mọi hướng dẫn bạn cung cấp.
• Thông tin tài khoản. Nếu bạn tạo tài khoản, chúng tôi có thể thu thập các thông tin định danh như địa chỉ email và bất kỳ thông tin nào khác mà bạn chọn cung cấp.
• Trao đổi liên lạc. Khi bạn liên hệ với chúng tôi, chẳng hạn qua email hoặc trang liên hệ, chúng tôi thu thập thông tin bạn cung cấp trong nội dung tin nhắn và mọi tệp đính kèm liên quan.

1.2 Thông tin chúng tôi không thu thập hoặc lưu trữ dưới dạng dữ liệu thẻ đầy đủ

• Chi tiết thẻ thanh toán. Chúng tôi không thu thập hoặc lưu trữ đầy đủ thông tin thẻ thanh toán của bạn trên máy chủ của chúng tôi. Các khoản thanh toán được xử lý bởi bên xử lý thanh toán hoặc cổng thanh toán của bên thứ ba; việc họ thu thập và sử dụng thông tin thanh toán của bạn được điều chỉnh bởi chính sách quyền riêng tư riêng của họ.

1.3 Thông tin chúng tôi tự động thu thập

• Dữ liệu thiết bị và sử dụng. Chúng tôi có thể thu thập các thông tin như địa chỉ IP, loại trình duyệt, mã định danh thiết bị, các trang đã xem, URL giới thiệu và vị trí gần đúng suy ra từ địa chỉ IP. Chúng tôi sử dụng thông tin này để vận hành, bảo mật và cải thiện Dịch vụ.
• Cookie và công nghệ tương tự. Chúng tôi sử dụng cookie và các công nghệ tương tự để hỗ trợ các chức năng cốt lõi của website và hiểu cách người dùng tương tác với Dịch vụ.

2. Cookie và công nghệ tương tự

Chúng tôi sử dụng cookie và các công nghệ tương tự cho các mục đích sau:

• Cookie thiết yếu. Cần thiết cho các chức năng cốt lõi của website, chẳng hạn duy trì phiên truy cập, bảo vệ an ninh và vận hành cơ bản của website.
• Cookie hiệu suất và phân tích. Được dùng để hiểu cách khách truy cập tương tác với website của chúng tôi, ví dụ đo lường lưu lượng truy cập và cải thiện trải nghiệm người dùng.
• Cookie tiếp thị và quảng cáo. Có thể được dùng để cung cấp quảng cáo phù hợp và đo lường hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị.

Bạn có thể quản lý cookie thông qua phần cài đặt trình duyệt. Nếu bạn tắt một số cookie nhất định, một số phần của Dịch vụ có thể không hoạt động đúng cách.

Khi luật hiện hành yêu cầu, chúng tôi có thể hiển thị công cụ đồng ý hoặc tùy chọn cookie để bạn chấp nhận hoặc từ chối các cookie không thiết yếu, chẳng hạn cookie phân tích và quảng cáo. Khi các tùy chọn này được cung cấp, bạn cũng có thể thay đổi lựa chọn sau đó bằng công cụ cookie trên website của chúng tôi.

Ngoài các tùy chọn cookie, một số đối tác quảng cáo có thể cung cấp cơ chế từ chối riêng đối với quảng cáo dựa trên sở thích.

3. Cách chúng tôi sử dụng thông tin của bạn

Chúng tôi sử dụng thông tin thu thập được cho các mục đích bao gồm:

• Cung cấp, vận hành, duy trì và cải thiện Dịch vụ, bao gồm các tính năng dịch thuật, định dạng, giao nhận và xác minh trực tuyến.
• Xử lý giao dịch và cung cấp biên nhận, xác nhận cũng như thông báo liên quan đến dịch vụ.
• Phản hồi yêu cầu, câu hỏi và đề nghị hỗ trợ khách hàng.
• Bảo vệ an ninh và tính toàn vẹn của Dịch vụ, phòng chống gian lận, lạm dụng và truy cập trái phép.
• Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý và thực thi các điều khoản, chính sách của chúng tôi.

4. Xử lý có hỗ trợ AI và cải thiện mô hình

Dịch vụ của chúng tôi có thể sử dụng quy trình xử lý có hỗ trợ AI để dịch và định dạng tài liệu. Việc này thường đòi hỏi truyền nội dung tài liệu đến các nhà cung cấp công nghệ bên thứ ba để xử lý.

4.1 Việc sử dụng tài liệu để huấn luyện hoặc cải thiện

• Tài liệu đã thanh toán. Tài liệu mà bạn đã hoàn tất thanh toán sẽ không được dùng để huấn luyện hoặc cải thiện các mô hình AI của chúng tôi.
• Chương trình cải thiện tùy chọn (đăng ký tham gia). Tùy từng thời điểm, chúng tôi có thể cung cấp lựa chọn đăng ký tham gia, ví dụ khi tải lên, khi thanh toán hoặc trong phần cài đặt tài khoản, cho phép chúng tôi sử dụng các đoạn nội dung đã khử định danh và tổng hợp để cải thiện hệ thống. Việc tham gia là tùy chọn. Nếu bạn không đăng ký tham gia, chúng tôi sẽ không sử dụng nội dung của bạn để huấn luyện hoặc cải thiện mô hình. Nếu bạn đăng ký tham gia, bạn có thể rút lại sự đồng ý bất kỳ lúc nào bằng cách liên hệ với chúng tôi tại [email protected]; thay đổi này sẽ được áp dụng cho các hoạt động về sau.

Khi áp dụng khử định danh, chúng tôi thực hiện các biện pháp nhằm giảm khả năng thông tin có thể được liên kết ngược lại với bạn. Tuy nhiên, không có quy trình khử định danh nào có thể bảo đảm loại bỏ hoàn toàn rủi ro tái định danh trong mọi trường hợp.

5. Cách chúng tôi chia sẻ thông tin của bạn

Chúng tôi có thể chia sẻ thông tin của bạn với các nhóm bên nhận sau đây, chỉ trong phạm vi cần thiết để cung cấp và vận hành Dịch vụ:

5.1 Nhà cung cấp dịch vụ AI và công nghệ bên thứ ba

Để cung cấp dịch thuật và các hoạt động xử lý liên quan, tài liệu bạn tải lên và các hướng dẫn liên quan có thể được truyền đến và xử lý bởi các nhà cung cấp hạ tầng và dịch vụ AI bên thứ ba. Các nhà cung cấp này có thể bao gồm nhà cung cấp API mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) và các đơn vị xử lý khác. Tùy theo hạ tầng và cách cung cấp dịch vụ, các nhà cung cấp này có thể xử lý dữ liệu tại nhiều quốc gia hoặc khu vực.

Nếu tài liệu của bạn chứa thông tin đặc biệt nhạy cảm, bí mật hoặc thông tin độc quyền mà bạn không muốn bên thứ ba xử lý, vui lòng không sử dụng Dịch vụ.

Chúng tôi có thể cấu hình Dịch vụ để sử dụng một số khu vực xử lý hoặc điểm cuối nhất định khi có sẵn. Tuy nhiên, nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba có thể xử lý dữ liệu tại nhiều địa điểm tùy theo hạ tầng, yêu cầu bảo mật và điều khoản hợp đồng của họ.

5.2 Bên xử lý thanh toán

Chúng tôi chia sẻ thông tin cần thiết để xử lý thanh toán và quản lý việc lập hóa đơn, chẳng hạn mã định danh giao dịch và thông tin mua hàng cơ bản, với bên xử lý thanh toán hoặc cổng thanh toán của bên thứ ba.

5.3 Đối tác phân tích và tiếp thị

Chúng tôi có thể chia sẻ thông tin giới hạn với các đối tác phân tích và quảng cáo để đo lường hiệu suất, hiểu cách sử dụng Dịch vụ và cải thiện hiệu quả tiếp thị. Thông tin này có thể bao gồm mã định danh dựa trên cookie và dữ liệu sử dụng, tùy thuộc vào lựa chọn cookie của bạn khi áp dụng.

5.4 Nhà cung cấp hỗ trợ khách hàng và liên lạc

Chúng tôi có thể sử dụng nhà cung cấp bên thứ ba để hỗ trợ quản lý trao đổi với khách hàng và quy trình hỗ trợ. Các nhà cung cấp này có thể xử lý thông tin liên hệ và nội dung yêu cầu hỗ trợ khi cần thiết để cung cấp trợ giúp.

5.5 Nhân sự được ủy quyền và truy cập xuyên biên giới

Để vận hành, quản trị và hỗ trợ Dịch vụ, chúng tôi có thể cho phép nhân sự được ủy quyền, bao gồm nhân sự đặt tại Trung Quốc đại lục, truy cập một số thông tin trên cơ sở cần biết. Tùy theo quy trình làm việc và vấn đề hỗ trợ, thông tin này có thể bao gồm mã định danh tài khoản, chi tiết đơn hàng và phiếu hỗ trợ, cũng như phần thể hiện giới hạn của tài liệu, chẳng hạn bản xem trước hoặc hình thu nhỏ.

Chúng tôi nỗ lực giới hạn quyền truy cập này bằng cách sử dụng kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, ghi nhật ký và các biện pháp khác được thiết kế nhằm giảm thiểu dữ liệu mà nhân sự có thể xem, đồng thời giới hạn quyền truy cập ở phạm vi cần thiết cho mục đích vận hành, bảo mật, chất lượng và hỗ trợ khách hàng.

5.6 Pháp lý, bảo mật và tuân thủ

Chúng tôi có thể tiết lộ thông tin nếu chúng tôi tin rằng việc đó là cần thiết để tuân thủ luật hiện hành, phản hồi yêu cầu hợp pháp, bảo vệ an ninh của Dịch vụ, ngăn chặn gian lận hoặc lạm dụng, hoặc bảo vệ quyền, tài sản hay sự an toàn của người dùng, Công ty hoặc người khác.

6. Lưu giữ dữ liệu

Trừ khi bạn yêu cầu xóa một cách rõ ràng, nhìn chung chúng tôi lưu giữ tài liệu và dữ liệu liên quan đến bản dịch trong thời gian tối thiểu 5 năm. Việc này hỗ trợ khả năng truy cập dài hạn để tải xuống tệp và duy trì hoạt động của các tính năng xác minh trực tuyến, chẳng hạn xác minh bằng mã QR hoặc liên kết, khi được cung cấp.

Nếu bạn yêu cầu xóa, chúng tôi sẽ xóa hoặc khử định danh tài liệu và nội dung bản dịch trong phạm vi khả thi. Xin lưu ý rằng việc xóa có thể làm mất khả năng tải xuống trong tương lai và có thể ảnh hưởng đến hoạt động tiếp tục của bất kỳ tính năng xác minh trực tuyến hoặc mã QR nào gắn với đơn hàng của bạn.

Chúng tôi có thể lưu giữ một số hồ sơ giới hạn khi pháp luật yêu cầu hoặc cho phép, bao gồm hồ sơ liên quan đến thanh toán, thuế, bảo mật, phòng chống gian lận và xử lý tranh chấp.

7. Bảo mật dữ liệu

Chúng tôi triển khai các biện pháp bảo vệ được thiết kế để bảo vệ thông tin của bạn. Các biện pháp này có thể bao gồm mã hóa khi truyền, chẳng hạn TLS/HTTPS, kiểm soát truy cập và các biện pháp kỹ thuật, tổ chức khác. Không có phương thức truyền tải hoặc lưu trữ nào an toàn tuyệt đối, và chúng tôi không thể bảo đảm an ninh tuyệt đối.

Chúng tôi có thể sử dụng cơ chế ghi nhật ký truy cập và giám sát nhằm hỗ trợ phát hiện, điều tra và ngăn chặn truy cập trái phép cũng như hành vi sử dụng sai mục đích.

8. Chuyển dữ liệu quốc tế

Thông tin của bạn có thể được chuyển đến, lưu trữ và xử lý tại các khu vực pháp lý khác với nơi bạn cư trú, bao gồm Hoa Kỳ và Singapore, nơi đặt hạ tầng chính của chúng tôi. Ngoài ra, nhân sự được ủy quyền tại các khu vực pháp lý khác, bao gồm Trung Quốc đại lục, có thể truy cập từ xa vào một số thông tin cho mục đích vận hành, quản trị, bảo mật, bảo đảm chất lượng và hỗ trợ khách hàng.

Luật bảo vệ dữ liệu có thể khác nhau giữa các quốc gia. Khi luật hiện hành yêu cầu, chúng tôi sẽ triển khai các biện pháp nhằm hỗ trợ việc chuyển dữ liệu và truy cập xuyên biên giới một cách hợp pháp, có thể bao gồm các biện pháp bảo vệ theo hợp đồng và biện pháp an ninh phù hợp.

9. Lựa chọn và quyền dữ liệu của bạn

Tùy thuộc vào nơi bạn cư trú và luật hiện hành, bạn có thể có các quyền sau:

• Truy cập và xem xét dữ liệu cá nhân mà chúng tôi đang lưu giữ về bạn.
• Chỉnh sửa các thông tin không chính xác trong dữ liệu cá nhân của bạn.
• Yêu cầu xóa tài khoản và dữ liệu cá nhân liên quan, tùy thuộc vào các nghĩa vụ pháp lý, bảo mật và lưu giữ hồ sơ.
• Phản đối hoặc hạn chế một số hoạt động xử lý trong một số trường hợp.
• Hủy nhận email tiếp thị bằng cách sử dụng liên kết hủy đăng ký trong các email đó.
• Rút lại sự đồng ý khi chúng tôi dựa vào sự đồng ý của bạn, chẳng hạn đối với một số cookie hoặc chương trình cải thiện tùy chọn, trong trường hợp áp dụng.
• Yêu cầu bản sao của một số thông tin ở định dạng có thể chuyển giao, trong trường hợp áp dụng.
• Nộp khiếu nại đến cơ quan bảo vệ dữ liệu có thẩm quyền, trong trường hợp áp dụng.

Nếu bạn cho rằng chúng tôi chưa giải quyết thỏa đáng mối quan ngại của bạn, bạn có thể có quyền nộp khiếu nại đến cơ quan bảo vệ dữ liệu tại địa phương, trong trường hợp áp dụng.

Để thực hiện các quyền này, vui lòng liên hệ với chúng tôi tại [email protected]. Bạn cũng có thể tìm thêm phương thức liên hệ trên trang Liên hệ của chúng tôi: https://certof.com/contact/.

10. Quyền riêng tư của trẻ em

Dịch vụ không hướng đến trẻ em, và chúng tôi không cố ý thu thập thông tin cá nhân từ trẻ em dưới 13 tuổi hoặc dưới độ tuổi mà luật hiện hành tại khu vực pháp lý của bạn yêu cầu. Nếu bạn cho rằng một trẻ em đã cung cấp thông tin cá nhân cho chúng tôi, vui lòng liên hệ với chúng tôi để chúng tôi thực hiện các bước phù hợp.

11. Thay đổi đối với Chính sách quyền riêng tư này

Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách quyền riêng tư này tùy từng thời điểm. Chúng tôi sẽ đăng phiên bản cập nhật trên trang này và điều chỉnh ngày “Cập nhật lần cuối”. Việc bạn tiếp tục sử dụng Dịch vụ sau khi có bản cập nhật có nghĩa là bạn ghi nhận Chính sách quyền riêng tư đã cập nhật.

12. Liên hệ với chúng tôi

Nếu bạn có câu hỏi hoặc mối quan ngại về Chính sách quyền riêng tư này hoặc cách chúng tôi xử lý dữ liệu, vui lòng liên hệ với chúng tôi tại [email protected].

Đơn vị vận hành: Beijing Echang Technology Co., Ltd.

Thông tin liên hệ bổ sung: https://certof.com/contact/